Toestemmingsregistratie
Gedocumenteerd bewijs dat toestemming is verkregen, inclusief details over wanneer, hoe en waarmee de persoon heeft ingestemd.
Een toestemmingsregistratie is een verifieerbaar logboek dat aantoont dat een organisatie geldige toestemming van een individu heeft verkregen voor specifieke gegevensverwerkingsactiviteiten. Onder het verantwoordingsbeginsel van de GDPR (Artikel 5(2)) moeten organisaties kunnen bewijzen dat toestemming is gegeven. Een complete toestemmingsregistratie bevat doorgaans een uniek gebruikersidentificator, het tijdstempel van de toestemmingshandeling, de versie van de privacyverklaring of toestemmingstekst die is gepresenteerd, specifieke verwerkingsactiviteiten of cookiecategorieën waarmee is ingestemd, de methode van toestemmingsverzameling en het IP-adres of de sessie-identificator.
Toestemmingsregistraties zijn cruciaal tijdens regelgevende audits en onderzoeken. Gegevensbeschermingsautoriteiten verwachten dat organisaties toestemmingsregistraties op verzoek kunnen overleggen, en het onvermogen om dit te doen kan op zichzelf een complianceschending vormen. Beste praktijken omvatten het opslaan van toestemmingsregistraties in een fraudebestendig formaat, het bewaren ervan gedurende de verwerkingsperiode plus een redelijke periode daarna, en het bijhouden van versiegeschiedenissen van toestemmingsteksten zodat de exacte bewoording die aan elke gebruiker is gepresenteerd kan worden gereconstrueerd.